Déclaration vie privée

Introduction

L’application offre aux candidats internes et externes la possibilité de poser et de gérer leur candidature en ligne, ce tant pour des candidatures spontanées que pour des offres d’emploi ouvertes à la sélection, proposées actuellement par l’ETNIC.

L’ETNIC attache une très grande importance à la protection de la vie privée des utilisateurs de ses services. Les données personnelles que vous fournissez sont dès lors traitées et protégées avec le plus grand soin, conformément aux dispositions décrites ci-après et aux dispositions légales applicables.

Pour vous permettre d’utiliser notre application en toute confiance, la présente Déclaration (qui fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation) vise à exposer de manière transparente les engagements que nous prenons à votre égard. Elle vous renseigne sur les catégories d’informations susceptibles d’être collectées et sur l’usage qui peut en être fait. Elle vous informe également de vos droits en la matière.

IMPORTANT : EN NOUS SOUMETTANT DES INFORMATIONS A CARACTERE PERSONNEL VOUS CONCERNANT, VOUS CONSENTEZ A CE QUE CELLES-CI PUISSENT ETRE TRAITEES PAR L’ETNIC DE LA MANIERE ET POUR LES OBJECTIFS DECRITS CI-DESSOUS.

Nous vous invitons dès lors à lire attentivement les clauses qui suivent avant d’enregistrer vos données dans notre système. Cette Déclaration est susceptible d’être modifiée de temps à autre, c’est pourquoi nous vous recommandons d’en vérifier régulièrement le contenu. Toute modification substantielle sera portée à votre connaissance par tout moyen approprié, notamment par courrier électronique ou directement via l’application.

 

1. Qui traite vos données personnelles ?

Le responsable du traitement est l’Entreprise publique des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (ETNIC), dont le siège social est établi Boulevard Roi Albert II, 37 à 1030 Bruxelles, enregistrée sous le numéro d’entreprise 0536.164.530.

Pôle de compétences TIC de la Fédération-Wallonie Bruxelles, l’ETNIC propose des solutions complètes de développement et de gestion de l’outil informatique pour les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles et des organismes d’intérêt public qui en dépendent.

 

2. Quelles données collectons-nous, et comment ?

2.1. Collecte active de données auprès de l’utilisateur

Nous avons tout d’abord accès aux données que vous nous communiquez volontairement. Il peut par exemple s’agir d’informations que vous nous fournissez notamment lorsque vous créez un compte personnel pour l’utilisation de l’application ou que vous posez votre candidature à une offre d’emploi qui s’y trouve proposée. L’ETNIC collecte et traite aussi les données émanant des candidatures spontanées et des documents électroniques qui lui sont envoyés (CV, diplômes, etc.).

Les catégories de données personnelles suivantes peuvent être collectées dans ce cadre :

  • Données d’identification : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, état civil, nationalité, etc.
  • Données de contact : adresse pos tale, adresse email, numéro de téléphone, etc.
  • Données professionnelles : diplômes, formations, expériences professionnelles antérieures, références, etc.

Cette collecte de données est nécessaire pour vous faire bénéficier des fonctionnalités proposées sur l’application. Vous serez informé des données requises à titre obligatoire ou à titre optionnel, pour que vous puissiez fournir ces informations en toute connaissance de cause. Les données identifiées par un astérisque au sein des formulaires sont obligatoires. A défaut, l’accès à l’application et son utilisation sera impossible.

2.2. Collecte passive de données à l’occasion de l’utilisation de l’application

Comme beaucoup d’autres, l’ETNIC utilise par ailleurs diverses technologies, comme les cookies ou les balises Internet, pour collecter de l’information lors de votre navigation ou de votre utilisation de l’application.

Lorsque vous accédez à l’application, l’ETNIC collecte passivement deux types de données :

  • Données de trafic (logs de connexion) : date et heure de la connexion, durée de la connexion, type de navigateur, langue du navigateur, adresse IP, etc.
  • Données de navigation : fichiers journaux, journaux de serveurs, chemins empruntés sur l’application, etc.

Pour plus de détails, veuillez vous référer à la section 8 de la Déclaration.

 

3. Dans quels buts traitons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous communiquez via l’application ne sont utilisées que dans le cadre de nos activités de sélection et de recrutement.

Les finalités poursuivies sont plus précisément les suivantes :

  • faire correspondre les données concernant les candidats aux offres d’emploi ouvertes à la sélection actuellement proposées par l’ETNIC ;
  • envoyer des informations sur les autres postes vacants appropriés ;
  • traiter et gérer administrativement les candidatures à un emploi au sein de l’ETNIC ;
  • communiquer des informations sur l’ETNIC, notamment les procédures de sélection et de recrutement en vigueur en son sein ;
  • contacter les candidats afin de programmer des entretiens et/ou des tests et de les informer de l’issue réservée à leur candidature ;
  • traiter les questions, remarques et autres demandes que vous souhaitez nous soumettre.

Les données de trafic et de navigation sont utilisées quant à elles pour :

  • assurer l’administration et la gestion technique de l’application ;
  • améliorer le contenu et les fonctionnalités de l’application ;
  • élaborer des statistiques et des mesures de fréquentation.


4. Avec qui vos données sont-elles partagées ?

L’accès aux données relatives aux candidats est limité aux membres du service RH et aux membres des commissions de sélection qui participent aux activités de recrutement de l’ETNIC, ainsi qu’aux membres des instances décisionnelles de l’ETNIC. Ces personnes sont tenues de respecter votre vie privée, ainsi que la confidentialité de vos informations.

L’ETNIC s’interdit de communiquer vos données à qui que ce soit.

L’ETNIC peut néanmoins se trouver dans l’obligation de révéler certaines données à des tiers, tels que les autorités gouvernementales, lorsque la loi lui en fait l’obligation. A titre d’exemple, l’ETNIC pourrait se voir contrainte de transmettre certaines de vos données à la Cour des comptes en cas d’audit de la régularité des processus de recrutement et de sélection appliqués à l’ETNIC. Soyez toutefois assurés que le transfert des données sera toujours strictement limité à ce qui est nécessaire dans le cadre des enquêtes officielles ou aux fins de l’audit.

 

5. Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Vos données ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies, telles qu’énoncées ci-avant.

L’ETNIC conserve vos données pendant toute la durée du processus de sélection et de recrutement.

Vos données peuvent également être conservées à l’issue de ce processus si l’ETNIC y est contrainte par une obligation légale.

S’agissant des candidatures spontanées, par exemple, l’Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 15 avril 2014 relatif aux conditions d'engagement et à la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel contractuel impose à l’ETNIC de conserver celles-ci pendant une durée d’un an.

De la même manière, les données des candidats sont conservées au-delà de la durée du processus de sélection et de recrutement pour permettre à l’ETNIC de pouvoir apporter la preuve des faits qu’elle avance en cas de recours au Conseil d’Etat (le délai légal de prescription étant de 60 jours) ou d’audit de la Cour des Comptes (ses contrôles étant échelonnés sur un cycle de 5 ans).

L’ETNIC peut également conserver vos données en vue de constituer une réserve de recrutement, valable pendant une période d’un an à compter de la décision de classement opérée par les instances de l’ETNIC.

A l’issue de la période de conservation, qui est donc au total de maximum 5 années, vos données sont intégralement supprimées de notre système. Cela ne vaut évidemment pas pour les candidats retenus, dont les données sont conservées et traitées conformément à ce que prévoit le règlement de travail (auquel nous renvoyons).

 

6. Comment la sécurité des données est-elle assurée ?

L’ETNIC a mis en place un certain nombre de mesures de sécurité, à la fois techniques, physiques et organisationnelles, afin de garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données, et de protéger celles-ci contre toute destruction, perte, altération, accès ou transmission non autorisée, qu’ils soient accidentels ou malveillants, et contre toute autre forme de traitement illégal des données.

Il convient toutefois d’admettre qu’aucun transfert d’information sur internet n’est totalement sécurisé, ni à l’abri d’erreurs. Vous avez un rôle important à jouer pour nous aider à sécuriser les données que vous nous fournissez. Vous devez ainsi à tout moment vous assurer de la confidentialité de votre mot de passe et utiliser la procédure correcte pour ouvrir et fermer une session sur l’application.

L’application peut comporter des liens hypertextes ou des références vers d’autres sites internet. Si vous suivez un lien vers ces sites, veuillez noter que ceux-ci ont leurs propres politiques de confidentialité et que l’ETNIC n’exerce aucun contrôle sur ces services tiers, ni n’assume aucune responsabilité à leur égard. Veuillez consulter ces politiques avant de communiquer toute donnée personnelle à ces sites.

 

7. Quels sont vos droits ?

Conformément aux dispositions légales en vigueur, vous disposez du droit de savoir si nous détenons des données personnelles vous concernant et, si tel est le cas, du droit d’avoir accès à ces dernières et d’exiger leur rectification en cas d’erreur.

Vous disposez aussi d’un droit général de suppression de vos données personnelles dans le cas où un élément du traitement violerait le droit applicable en matière de protection des données personnelles.

L’ETNIC vous rappelle enfin que vous pouvez vous opposer, pour des motifs légitimes, au traitement des données vous concernant.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment

  • par l’envoi d’un courrier postal à l’adresse suivante :

            Service RH

            Bâtiment « Le Zénith »

            Boulevard Roi Albert II, 37

            1030 Bruxelles

  • par l’envoi d’un courrier électronique à l’adresse suivante : grh(at)etnic.be.

L’ETNIC mettra tout en œuvre pour mettre à jour, corriger ou supprimer les données dans les meilleurs délais.

L’ETNIC se réserve la possibilité de vous demander le cas échéant de justifier de son identité et de la pertinence de sa demande.

 

8. Utilisation de cookies

Nous collectons aussi des données à travers l’utilisation de cookies. Les cookies sont de petits fichiers d’informations qui sont stockés sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous accédez à l’application. Cette technologie standard permet d’enregistrer et de récupérer certaines informations concernant votre visite sur l’application (par exemple, la façon dont vous avez accédé à l’application, celle dont vous avez navigué dans celle-ci et les informations qui vous ont intéressé).

Si l’utilisation de cookies ne vous convient pas, sachez que vous pouvez désactiver facilement les cookies sur votre ordinateur en modifiant les paramètres dans les préférences ou le menu d’options de votre navigateur. Toutefois, si votre ordinateur n’accepte pas les cookies de l’application, il se peut que vous ne puissiez pas accéder ou utiliser toutes les fonctionnalités de celles-ci.

Nous utilisons un seul type de cookies sur l’application, à savoir :

  • Les cookies permettant de mémoriser les informations relatives à vos données signalétiques pour une utilisation lors d’une visite ultérieure de notre application (par exemple, login et mot de passe). Ils permettent entre autres de vous garantir un confort de navigation optimal, notamment via le pré-remplissage de formulaires, et de vous afficher des informations et offres personnalisées. Ces cookies, appelés « cookies persistants », restent sur votre appareil jusqu’à leur expiration ou jusqu’à leur suppression.

Vous avez la possibilité de bloquer ou filtrer l’installation de ces cookies sur votre ordinateur ou appareil mobile en modifiant les paramètres de confidentialité de votre navigateur Internet. Voici un aperçu de la procédure à suivre sur les navigateurs Internet les plus courants :

  • Internet Explorer : sélectionnez l’option de menu « Outils » puis « Supprimer l’historique de navigation » et cochez la case « Cookies ». Pour automatiser ce paramètre, sélectionnez l’option de menu « Options Internet » et cochez la case « Supprimer l’historique de navigation en quittant le navigateur » sous l’onglet « Général ».
  • Mozilla Firefox : sélectionnez l’option de menu « outils » puis « Supprimer l’historique récent » et cochez la case « Cookies ». Pour automatiser ce paramètre, sélectionnez l’option de menu « Options » et activez l’option de menu déroulant « Ne jamais conserver l’historique » sous l’onglet « Vie privée ».
  • Google Chrome : sélectionnez l’option de menu « Paramètres » puis « Confidentialité » et cochez la case « Bloquer les cookies et les données de site tiers ».
  • Safari : sélectionnez l’option de menu « Préférences » puis « Confidentialité » et cochez la case « Toujours » de la section « Bloquer les cookies ».

Consultez la rubrique d’aide de votre navigateur Internet pour plus de précisions quant à la suppression des cookies.

La responsabilité de l’ETNIC est limitée aux cookies émis par l’application et n’est en aucun cas d’application pour les cookies placés par des sites ou applications tiers.

 

9. Contact

Pour toute question ou problème relatifs à la présente Déclaration Vie Privée ou aux activités de collecte et de traitement des données relatives aux candidats effectuées par l’ETNIC, veuillez adresser un courrier électronique à l’adresse suivante : grh(at)etnic.be. Nous vous aiderons avec plaisir.