2 Supports administratifs (h/f/x)

Date limite de candidature: 28-01-21

Les technologies de l’information et la communication au service du citoyen sont notre cœur de métier. Depuis 2002, nous proposons des solutions complètes de développement et de gestion de l’outil informatique pour nos bénéficiaires, les services de Fédération Wallonie-Bruxelles et des organismes d’intérêt public qui en dépendent. Equipement, assistance, développement d’applications, sécurité informatique, marchés publics : nous concevons et gérons des projets informatiques qui contribuent, chaque jour, à la qualité des services rendus aux citoyens par les administrations publiques.

Votre rôle

Vous rédigez et communiquez les ordres du jour en concertation avec votre responsable ;
Vous préparez les réunions et des rendez-vous en rassemblant les dossiers requis et veillez au respect des délais de transmission de documents avant les réunions ;
Vous organisez la logistique des réunions ;
Vous rédigez les procès-verbaux, les faites valider par toutes les personnes concernées ;
Vous communiquez les décisions rendues auprès du public cible ;
Vous alimentez les outils de suivi ;
Vous collaborez avec les autres membres de l’équipe ;
Vous rappelez les informations importantes et transmettez des messages aux fins du suivi aux personnes concernées ;
Vous dactylographiez et mettez en page des documents de diverses formes : les lettres, rapports, présentation, tableaux chiffrés, etc. ;
Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers physiques et électroniques ;
…

Votre fonction

Rédiger et communiquer les ordres du jour en concertation avec la responsable de la cellule et l’Administrateur général

Préparer les réunions et des rendez-vous en rassemblant les dossiers requis et veiller au respect des délais de transmission de documents avant les réunions ;

Organiser la logistique des réunions notamment du Comité de direction

Rédiger les procès-verbaux, les faire valider par toutes les personnes concernées

Communiquer les décisions rendues auprès des publics cibles

Alimenter les outils de suivi du Comité de direction

Collaborer avec les autres assistants de soutien au management (notamment assurer le back up de ces derniers)

Rappeler les informations importantes et transmettre des messages aux fins du suivi aux personnes concernées.

Veiller à la transmission dans les délais des dossiers au Gouvernement et à l’inspection de finances

Faire un suivi régulier et rigoureux de l’état d’avancement des dossiers auprès des parties prenantes

Organiser le suivi et classement de ces dossiers spécifiques

Dactylographier et mettre en page des documents de diverses formes : lettres, rapports, présentations, tableaux chiffrés …

Organiser le classement et l'archivage des dossiers physiques et électroniques

Garantir la continuité des missions de service public dans son domaine d’activité

Maintenir à jour ses connaissances dans le cadre de son domaine d’activité.

Veiller à garder une vue globale des processus métiers de sa fonction / son service et de son propre rôle dans les mêmes processus.

Produire tout rapport lié à son domaine d’activité à la demande de son chef de service

Contribuer à d’autres tâches administratives si nécessaire

Gérer la correspondance entrante et sortante

Gérer l’agenda de l’Administrateur général en fonction des priorités établies par ce dernier

Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

Contribuer à la tenue des tableaux de suivi des activités du service

Analyser les informations reçues, investiguez davantage si nécessaire : demande d’informations complémentaires, demande de clarification de certains éléments, demande de documents spécifiques,

Assister la responsable de service et l’ensemble de la CAAG dans la réalisation des projets notamment le contrat d’administration

Réaliser diverses tâches administratives et organisationnelles en lien avec les projets

Votre profil

Vous possédez un graduat ou un bachelier de préférence en secrétariat de direction ou tout autre diplôme donnant accès aux emplois de niveau 2+ ET vous pouvez prouver une expérience professionnelle d’au moins 3 ans en tant que secrétaire de direction ou collaborateur administratif en support à un cadre ou une équipe de projets

Vous avez une pratique courante et approfondie des logiciels bureautiques et de messageries

Vous maîtrisez la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit

Nous vous proposons

Un CDI rémunéré au barème 250/1 et un contrat de remplacement à durée indéterminée également rémunéré au barème 250/1 (entre 27.415,60€ à 42.624,43€ annuels bruts à l’indice actuel selon l’ancienneté utile reconnue) assorti d’un pécule de vacances et d’une allocation de fin d’année du secteur public ;

Un horaire de travail variable (arrivée entre 07h00 et 09h00 et départ entre 16h00 et 19h00) ;

La possibilité de télétravailler 2 jours/semaine après 6 mois de service (sous réserve de l’approbation de la hiérarchie) ;

27 jours de congé par an pour une année complète de prestation (à proratiser en fonction de votre date de début de contrat) auxquels s’ajoute la fermeture de l’entreprise entre Noël et Nouvel An ;

La possibilité de récupération (jusqu’à un maximum de 3 jours par période de deux mois) ;

Une dispense mensuelle de 6 heures pour participer aux activités sportives et culturelles organisées par le Service social ;

La gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-travail ;

Des chèques-repas d’une valeur de 6,60€/jour (avec 1,24 euros de quote-part personnelle) ;

Une assurance hospitalisation à un tarif avantageux (la prime de base est gratuite) ;

La possibilité d’utiliser les outils de communication mobiles, tels que les ordinateurs portables, les abonnements de téléphonie à titre professionnel et privé sous réserve d’une déclaration d’avantages de toute nature ;

Vous êtes intéressé(e)?

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