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Support administratif Marchés Publics (h/f/x)

Date limite de candidature: 23-09-19

Les technologies de l’information et la communication au service du citoyen sont notre cœur de métier. Depuis 2002, nous proposons des solutions complètes de développement et de gestion de l’outil informatique pour nos bénéficiaires, les services de Fédération Wallonie-Bruxelles et des organismes d’intérêt public qui en dépendent. Equipement, assistance, développement d’applications, sécurité informatique, marchés publics : nous concevons et gérons des projets informatiques qui contribuent, chaque jour, à la qualité des services rendus aux citoyens par les administrations publiques.

Votre rôle

En tant que Support administratif Marchés Publics sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice-Expert et sous la supervision de la responsable du Support Marchés publics du service, votre rôle sera de :

  • apporter un support administratif aux autres membres du service dans l’élaboration et la gestion des marchés dont ils ont la charge

  • assurer un support administratif aux utilisateurs internes et externes des processus et procédures d’achat

  • assurer plus généralement le support administratif du service

Votre fonction

  • Soutenir l’élaboration, la passation et l’exécution des marchés :
    • Pour chaque nouveau dossier, constitution du dossier (électronique et papier), mise à jour des outils du service et dispatching
    • Assurer le suivi des notes aux instances et secrétariat du service MAP
    • Préparer et assurer le suivi des notes à l’Inspection des finances (rédaction, diffusion, tenue et suivi du tableau récapitulatif des notes, …)
    • Rédiger les avis liés aux marchés (avis de marché, avis rectificatifs, avis d’attribution, …)
    • Rédiger les courriers liés aux marchés (consultation, questions aux soumissionnaires, attribution et notifications, …)
    • Examiner la conformité de certains éléments de sélection qualitative (via DIGIFLOW notamment) pour les experts et attachés du service
    • Préparer le canevas des notes aux instances et décisions motivées des marchés
    • Dispatcher les commandes à valider puis les suivre après validation (impression, mise en circuit, scans et copies, envoi par courrier et par email, classement, archivage,…)
    • Assurer la gestion des cautionnements (réclamations, libération, …) Mettre en place le catalogue des marchés dans SAP (importation et mise à jour de tous les services et fournitures proposés dans le cadre des marchés passés, ainsi que les prix correspondants)
    • Le cas échéant, gérer les livraisons entrantes dans SAP
  • Assurer le support administratif des autres membres du service :
    • Relire, rédiger, produire et/ou formaliser tout document ou tableau en lien avec les marchés publics dont sont en charge les autres membres du service
    • Assurer le reporting du suivi et de l’évolution des dossiers vis-à-vis des services fonctionnels de l’ETNIC (passage devant les instances, lancement et attribution du marché, réception de l’avis de l’Inspection des finances,…)
    • Assurer le suivi, la mise à jour et l’archivage des dossiers papiers et électroniques des marchés publics : vérifier que l’ensemble des pièces figurent bien au dossier à chaque étape importante et avant archivage, en recherchant et en ajoutant les pièces manquantes, le cas échéant
  • En cas d’affluence de demandes de marchés, analyser et lancer les procédures de marchés publics de faible montant (soit, à ce jour, dont la valeur est inférieure à 30.000 EUR HTVA) pour l’ensemble des départements en se conformant aux directives administratives et réglementaires, en rédigeant les documents administratifs nécessaires aux procédures de marchés publics en liaison avec les autres membres du service et le service juridique
  • Assurer la gestion et la mise à jour de la base de données des marchés publics : gestion des aspects liés à la planification et retour vers les fonctionnels ; création de statistiques (durée des procédures, modes de passation utilisés, …) et de reporting approfondi des données qui s’y trouvent, sous différentes formes et pour différents destinataires, internes et/ou externes (instances, commissaires, …)
  • Assurer la gestion et la mise à jour de l’espace PAB * (actuellement CEMA) : publication des documents, gestion de la communication avec les bénéficiaires, gestion de demandes d’accès des bénéficiaires et de leur personnel à l’espace PAB et aux marchés mais également des demandes d’adhésion à ces derniers, …
  • Assurer le suivi et la mise à jour du site internet de l’ETNIC, pour ce qui concerne le service des achats, en accord avec le chef de service (base de données des fournisseurs et des marchés, demandes des entités potentiellement bénéficiaires, publication des documents des marchés sur le site internet, …)
  • Assurer le suivi et la mise à jour de la documentation et des devis : recherche de prix et/ou de points techniques, collecte et classement des documents promotionnels, fournir des renseignements aux services de l’ETNIC en matière de prix, matériel et fournisseur à la fois dans le cadre des marchés mais également en recherche pure

* PAB = pouvoirs adjudicateurs bénéficiaires, soit les entités pouvant adhérer à nos marchés et commander dans ce cadre.

  • Tenir l’agenda du service (mise à jour des tableaux de bord et outils du service, impression, tenue de l’ordre du jour et rédaction des PV des réunions de coordination, réservation des salles, …)
  • Relever et dispatcher les boîtes e-mails pour les marchés, conformément aux règles de fonctionnement interne du service
  • Assurer le suivi des appels téléphoniques (ligne générale du service et absence d’un collègue) et des fax entrants
  • Réaliser diverses tâches de secrétariat (copies de dossiers, envois de courriers recommandés, simples et par fax, mails, etc.)
  • Scanner l’ensemble des dossiers pour la gestion électronique
  • Proposer de manière constructive toute amélioration dans le mode de fonctionnement du service
  • Produire tout rapport lié à son domaine d’activité à la demande de son chef de service
  • Contribuer aux tâches administratives du département si nécessaire.
  • Maintenir à jour ses connaissances dans le cadre de son domaine d’activité.

Votre profil

  • Vous êtes en possession d’un Graduat ou un Bachelier

 De plus :

  • Vous possédez une parfaite maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Vous faites preuve de rigueur et de respect des instructions

Nous vous proposons

  • Un CDI rémunéré au barème 250/1 (env. 26.878,62 € à 41.789,57 € annuels brut à l’indice actuel selon l’ancienneté utile reconnue) assorti d’avantages (gratuité des transports en commun, allocation de fin d’année secteur public, chèques-repas,…) ;
  • Des formations pour relever le défi technologique permanent ;
  • Des projets variés au service des administrations et des citoyens ;
  • Un cadre de travail agréable dans une structure à taille humaine ;
  • Une flexibilité d’horaire permettant un équilibre entre vie privée et vie professionnelle ;
  •   …

Vous êtes intéressé(e)?

  • Téléchargez et consultez la description détaillée de la fonction et l'échelle barémique
  • Postulez ensuite auprès de notre service des Ressources Humaines via le lien ci-dessous

 

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