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Attaché – Gestionnaire de Marchés Publics (h/f)

Date limite de candidature: 04-06-18

Les technologies de l’information et la communication au service du citoyen sont notre cœur de métier. Depuis 2002, nous proposons des solutions complètes de développement et de gestion de l’outil informatique pour nos bénéficiaires, les services de Fédération Wallonie-Bruxelles et des organismes d’intérêt public qui en dépendent. Equipement, assistance, développement d’applications, sécurité informatique, marchés publics : nous concevons et gérons des projets informatiques qui contribuent, chaque jour, à la qualité des services rendus aux citoyens par les administrations publiques.

Votre rôle

En tant que Attaché- Gestionnaire de Marché Publics, vous aurez comme tâches de :

  • Aider les services fonctionnels à la planification des marchés publics ;

  • Traduire, en collaboration avec les services fonctionnels, dans une logique de marchés publics, les besoins exprimés par les équipes fonctionnelles ;

  • Accompagner les services fonctionnels dans l’exécution des dossiers d’achats et de marchés publics dans le respect des textes légaux et réglementaires ;

  • Conseiller de façon proactive les interlocuteurs des services fonctionnels afin qu’ils respectent et intègrent les étapes des procédures et processus concernés et leurs modalités administratives au service de la solution la plus appropriée.

Votre fonction

  • Assurer le suivi de la planification des marchés publics.
  • Analyser les besoins exprimés par les services fonctionnels et les accompagner proactivement dans le cadre de la prospection.
  • Soutenir les départements et services dans les procédures d’achats et de marchés publics par la mise en conformité des documents techniques fournis avec la réglementation applicable aux marchés publics.
  • Rédiger les documents administratifs nécessaires aux procédures de marchés publics (documents de marchés, notes, demandes d’avis et de présentation aux instances, avis de marchés, courriers, …).
  • Soumettre les documents de marchés à l’avis du service juridique et/ou au directeur expert et/ou aux experts du service.
  • Elaborer et lancer les procédures de marchés publics pour l’ensemble des départements et services en se conformant aux directives administratives et réglementaires. (présentation des dossiers aux instances, publication des marchés publics sur les plateformes officielles et non officielles - freemarket, cema.etnic.be, …, consultation des soumissionnaires,…).
  • Assurer le suivi des éventuels incidents de procédure et collaborer avec les services fonctionnels (répondre aux questions des soumissionnaires/candidats, prolongation des délais de remises d’offre/candidatures,…).
  • Procéder aux ouvertures officielles et au dépouillement des offres/candidatures.
  • Examiner la conformité des éléments de sélection qualitative et de régularité des offres/candidatures.
  • Examiner l’exactitude, la conformité et l’objectivité des analyses proposées par les départements et services.
  • Conduire des négociations éventuelles avec les soumissionnaires.
  • Rédiger les documents administratifs nécessaires aux procédures de marchés publics (questions–réponses, procès-verbaux, accusés de réception, questions complémentaires, décisions de sélection et d’attribution, notifications, avis rectificatifs et d’attribution,…).
  • Soumettre les documents d’attribution des marchés fixés par la procédure à l’avis (juridique / expert) requis.
  • Assurer le suivi de la sélection des candidats et de l’attribution des marchés (présentation des dossiers aux instances, publication des avis nécessaires, …).
  • Valider tout document produit par les supports administratifs du service, de même que les données encodées par ces derniers dans les bases de données du service (DB MAP, tableau de bord, CEMA (www.cema.etnic.be), …).
  • Effectuer le suivi de l’exécution des marchés et gérer les cautionnements y relatifs.
  • Organiser les réunions de kick off internes (responsables marchés publics et fonctionnels, comptabilité, …).
  • Contrôle et (in)valider les bons de commandes encodés par les responsables fonctionnels dans l’ERP de l’ETNIC (vérification des pièces et de la conformité à la réglementation des marchés publics et aux documents du marché).
  • Vérifier et, le cas échéant, corriger les documents de réception produits par les responsables fonctionnels (bordereaux de livraison, bons de réception, procès-verbaux de réception,…), d’un point de vue « marchés publics ».
  • Rédiger les documents administratifs-types nécessaires à l’exécution de marchés publics (procès-verbaux de réception, mise en demeure, mainlevée, renon, …).
  • Participer à toute réunion (interne/externe) relative à l’exécution des marchés de l’ETNIC, lorsque la présence du service est utile, nécessaire ou requise.
  • Examiner les demandes des services fonctionnels et en assurer le suivi.
  • Gérer tout projet en lien avec les marchés publics de l’ETNIC, tout particulièrement dans une optique d’amélioration continue.
  • Participer à l’élaboration et à la rédaction des documents nécessaires au bon fonctionnement et à une gestion efficace et efficiente des marchés publics de l’ETNIC (documents types, process et workflows, fiches explicatives, etc.).
  • Tenir à jour le tableau d’état d’avancement des dossiers en cours et le répertoire reprenant les documents et pièces des marchés en vue de leur accès aux utilisateurs et les fournir aux réunions de coordination du service.
  • Préparer les informations et documents nécessaires aux présentations au Comité de direction, toutes les semaines, (l’état d’avancement des dossiers en cours, proposer une planification des marchés en cours ainsi que toutes les demandes qui ont été introduites depuis la dernière réunion avec un bref commentaire : procédures conseillées, déconseillées, difficultés en perspective, délais à prendre en compte,…).
  • Rédiger les réponses à apporter aux questions des Commissaires et des instances.
  • Récolter les informations et participer à l’élaboration du reporting  (indicateurs, rapports d’activités, et rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels) et des propositions d’amélioration.
  • Conseiller les comités de projets mis en place en termes de marchés publics.
  • Préparer des documents à transmettre aux consultants extérieurs.
  • Produire tout rapport lié à son domaine d’activité à la demande de son chef de service.
  • Maintenir à jour ses connaissances dans le cadre de son domaine d’activité.
  • Garder la conscience de la limite de son expertise et veiller à trouver des pistes de solutions en concertation avec son supérieur hiérarchique et/ou les experts du service.
  • Rapporter hiérarchiquement au Directeur Expert Affaires Juridiques et Marchés Publics.
  • Assurer la fonction de back-up de tout autre collaborateur du service.
  • Assurer le backup du directeur expert aux réunions du comité de direction, en cas d’absence des experts du service.
  • Contribuer au bon fonctionnement et à l’organisation du département, notamment en participant aux tâches administratives du département si la situation l’exige.

Votre profil

  • Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type long (Master / licence)
  • Vous possédez une expérience professionnelle de minimum 3 ans

Nous vous proposons

  • Un CDI rémunéré au barème 100/1 (env. 35.704,13€ à 54.977,05€annuels brut à l’indice actuel selon l’ancienneté utile reconnue) assorti d’avantages (gratuité des transports en commun, allocation de fin d’année secteur public, chèques-repas,…) ;
  • Des formations pour relever le défi technologique permanent ;
  • Des projets variés au service des administrations et des citoyens ;
  • Un cadre de travail agréable dans une structure à taille humaine ;
  • Une flexibilité d’horaire permettant un équilibre entre vie privée et vie professionnelle ;
  •  …

Vous êtes intéressé(e)?

  • Téléchargez et consultez la description détaillée de la fonction et l'échelle barémique
  • Postulez ensuite auprès de notre service des Ressources Humaines via le lien ci-dessous

 

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